Preden začnete delati skupaj, lahko zastavite dogovor o vedenju, ki je za skupino nesprejemljiv. Skupinsko delo je vsekakor zahtevnejša in občutljivejša oblika dela. Skupina se mora nenehno izgrajevati in oblikovati.
Organizirajte spoznavno srečanje in delitev nalog
Preden sploh začnete skupinski izdelek, se sestanite kot skupina in se spoznajte. Če si vzamete trenutek za medsebojno spoznavanje, je to že prvi korak k povezani skupini. Pomaga razviti višjo raven udobja, kar bo pomembno, ko si prizadevate za usklajeno delo v prihodnjih dneh in tednih. Če stanujete blizu organizirajte srečanje osebno, v knjižnici, kavarni ali v prostorih fakultete. Če ste razpršeni, organizirajte virtualno srečanje.
Zastavite strukturo, ki ustreza skupinski nalogi
Delo, ki ga je treba opraviti, razdelite na korake. Ne razdelile naloge le po podnaslovih, ampak tudi bolj detajlno, npr. nekdo je odgovoren za zapis virov, drugi za pregled tipkarskih napak, tretji za zapis povzetka in zaključka. Pri delitvi podnaslovov naredite seznam točk, če vam tega že ne pripravijo profesorji prej, in se pogovorite o zahtevnosti posamezne točke oz. podnaslova, modra kakšen podnaslov zahteva vložek vseh in ne le enega člana, ki tako opravi glavnino naloge. Lahko se za obsežnejši podnaslov oz. točko dogovorite za srečanje, da izpišete osnutek, eden izmed članov pa ima potem nalogo, da ga dokonča, medtem ko se vi lotite svojega dela.
Zastavite časovni zamik
Recimo, da je rok za izvedbo projekta 12. november. Zastavite si, da ga boste končali že do 7. ali 8. novembra. Navsezadnje se lahko zgodijo nepričakovani dogodki, bolezen, izguba datotek, nepričakovano študentsko delo enega izmed članov, padec motivacije. Če si zastavite časovni zamik, boste preprečili velik stres in lovljenje zadnjih minut pred oddajo naloge. Hkrati si pustite čas, da nekdo preveri končni projekt in ga po potrebi še dopolnite.
Postavite jasna pričakovanja za vse člane skupine
Eden od razlogov, zakaj nekaterim skupinam ne uspe doseči svojega cilja, je, da članom ni povsem jasno, za kaj so odgovorni ali pa naloge niso bile dovolj zgodaj razdeljene. Vsak član naj od začetka ve, kaj mora storiti, da prispeva h končnemu izdelku. Postavljanje majhnih rokov tekom končanja skupinske ohranja ekipo na delu. Vsak projekt je drugačen, zato kot tim ustvarite časovnico, ki je realna in vam omogoča pravočasno oddajo projekta. Odločite se, kaj je treba narediti na vsakem koraku. Bolj ko ste natančni, bolje je.
Razdelite vloge in izberite vodjo skupine
Pri skupinski nalogi so vsi člani skupine enakovredni, saj so navadno tudi enako ocenjeni. Vendar z določitvijo nekoga za vodjo vsakemu omogočite nekoga, h kateremu se lahko obrnete, če se pojavijo težave. To ne pomeni, da bo vodja prevzel vse naloge in jih opravil namesto vas, ampak predstavlja stično točko in prevzame organizacijsko vlogo. Če nekomu dodelite nadzor nad celotnim projektom, ustvarite še eno točko zavor in ravnotežij. Razdelite tudi vloge tako pri izvajanju svojih nalog kot pri srečanjih (npr. nekdo je odgovoren za sklic srečanj, drugi za pregled nad opravljenim delom, tretji da je delo enakomerno razporejeno ali da vsi pridejo do besede oz. lahko delijo svoje mnenje).
Bodite timski igralec
Spremljajte napredek in se držite rokov. Kot skupina razpravljajte o napredku ter vaših urnikih in rokih. Poskrbite, da boste osebno upoštevali roke, da ne boste razočarali svoje skupine. Imate različne urnike in načine dela, nekateri lahko opravljajo naloge le ponoči, drugi sredi popoldneva, spet tretji delajo popoldne in nadoknadijo zjutraj. Že iz tega vidika je ključno, da si razdelite naloge, da jih vsak opravi, ko lahko, ne da čakate na trenutek oz. dan, ko boste lahko vsi hkrati opravljali naloge. Skupinski projekt zahteva prizadevanje v imenu vseh, ne samo enega ali dveh članov ekipe. To pomeni, da bi morali imeti vsi pomembno vlogo in si je treba prizadevati zagotoviti, da vsi člani sodelujejo. Zato je pomembno že na začetku projekta vzpostaviti jasno komunikacijo, določiti odgovornosti in pričakovanja. Če ugotovite, da se člani vaše skupine ne držijo smernic, o katerih ste se dogovorili, se o tem pogovorite.
Vsi ste odgovorni za skupen projekt
Soočanja, ko se posamezni člani ne držijo dogovorjenega. so eden od težjih vidikov dela v skupini. Zahtevati odgovornost drugih je pomemben del timskega dela, zato naj vas ne bo strah prositi za pomoč ali opozoriti na težavo. Včasih je to edini način, da delo opravite pravilno in pravočasno. Pogovorite se tudi s profesorjem, če se kdo ne odziva oz. sodeluje. Čeprav se ob tem morda počutite nerodno, vedite, da je v redu, če se s svojim profesorjem posvetujete o tem, kaj se dogaja in kaj storiti. To lahko storite na sredini projekta ali na koncu. Večina profesorjev bo to želela vedeti in če se oglasite sredi projekta, vam lahko svetujejo.
Uporabite dokumente v skupni rabi
Delo na skupinskih nalogah je še vedno veliko lažje, če lahko shranite en dokument, namesto da imate neskončne različice in dele dokumentov. Hkrati imate shranjeno zgodovino vsake različice, na katero lahko skočite nazaj. Pomaga tudi pri utrjevanju vaše komunikacije. Namesto ustvarjanja ogromnih e-poštnih verig s predlogi in datotekami, lahko vse shranite na istem mestu. Je veliko hitrejši način dela v skupinah in je popoln za hitro pregledovanje prispevka posameznih članov.
